企业档案管理归档文件整理操作流程

    归档文件整理，档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件(即文书档案)的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。

　　第 一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永 久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(即国家档案局8号令)制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。

　　概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：

　　永 久(Y)：

　　1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件;B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。

　　2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。

　　3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料;本单位开展重大活动形成的文件材料。

　　4.注重“账外”文件材料的收集与归档(即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等)。

　　定期30年(D30)：

　　1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件(如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规;

　　2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料(大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等)。

　　定期10年(D10)：

　　1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件;

　　2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。

　　简单扼要地讲，区(县)级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来;文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。

　　第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定;②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边(固定);后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。

　　第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。

　　行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事;②政(事)务;③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作;事务：后勤保 障一类;财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。

　　业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。

　　第四步 编号：永 久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编(即填写档号章上的归档信息)。

　　第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。

　　第六步 填写备考表，装盒、填写脊背(可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。