解读丨归档文件整理规则 ，关于备考表的几点要求

编者按：

6.4.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

a)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期：归档文件整理完成日期。

d)检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期：归档文件检查完毕的日期。

——档案行业标准(DA/T 22—2015)《归档文件整理规则》

备考表置于盒内所有归档文件之后，用以记录整理、检查情况并对盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明。备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。

备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期，各项目的填写要求如下：

1. 盒内文件情况说明

填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等。整理工作完毕后归档文件如有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件需说明的内容较复杂，归档文件目录备注项中无法填写，也可以在目录相关条目的备注项中加“*”号标示，并在各考表中予以详细说明。

2. 整理人

负责整理归档文件的人员签名或签章。业务或文书部门整理归档的机关，此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写;在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。

3. 整理日期

填写归档文件整理完毕的日期。

4. 检查人

负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查;也可与机关内部机构负责人联署，由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。

5. 检查日期

填写归档文件检查完毕的日期。备考表的外形尺寸、页边和文字区尺寸以及表中各项目的具体位置、尺寸见图4-8。

归档文件在机关档案部门保存阶段内如有变动情况，档案工作人员应随时在备考表中注明，以便后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。