解读 -《中华人民共和国档案法》第四十二条

【释义】本条是关于监督检查职责和监督检查事项的规定。

档案监督检査是档案主管部门对检查对象贯彻执行党和国家档案工作方针政策、档案法律行政法规情况进行监督管理的主要手段。开展档案监督检查的主体是：档案主管部门，包括国家档案主管部门和县级以上地方档案主管部门。监督检查的对象是“按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织”及档案馆。监督检查形式包括综合检查与专项检查、定期检查与不定期检査等。监督检查的依据是法律和行政法规。监督检査目的是贯彻落实党和国家档案工作方针政策，敦促有关主体严格执行法律、行政法规，认真履行法定义务，减少档案安全事故发生。

监督检查的内容主要包括以下六方面：

一是档案工作责任制和管理制度落实情况。

包括是否建立档案工作责任制及其落实情况；是否贯彻执行有关法律、行政法规和国家有关方针政策，建立、健全覆盖本单位档案工作的规章制度，是否按照已经建立的规章制度做好档案工作。

机关、团体、企业事业单位和其他组织对本单位所形成档案的真实完整、可靠、安全负责，档案工作责任制主要包括四个方面：机关、单位负责人的档案工作责任，包括贯彻档案工作方针政策情况、遵守有关档案法律行政法规和档案管理纪律情况、档案安全第一责任主体落实情况等；业务部门负责档案工作的人员（一般是文秘人员）的档案工作责任，即收集、整理应归档文件，保证齐全完整，按时向单位档案部门移交；普通工作人员档案工作责任，即按要求形成真实的文件，及时将应当归档的文件材料交本部门文秘人员归档；档案人员责任，即收集、整理、编目、保管、提供利用、按时向档案馆移交等。

二是档案库房、设施、设备配置使用情况。

主要是对档案管理必需的基础设施、设备的检查，如档案馆、档案库房的建设是否符合相关规范要求，是否配备防盜、防火、防渍、除湿、防有害生物以及适应档案现代化管理需要等的必要技术设备，设备是否符合国家档案局制定的政策文件及档案国家标准或行业标准。

档案管理的设施设备一般包括档案用房、档案用具、档案保管设施设备和信息化基础设施。其中档案用房一般包括档案办公用房、技术用房、阅览用房和档案库房。档案库房的建设应当符合《档案馆建筑设计规范》《档案馆建设规范》等标准规范。

档案用具分为档案柜架、档案卷盒和档案存放转移用具。档案柜架主要包括五节档案柜、档案架、档案密集架、光盘柜、底图柜等。档案存放转移用具主要包括档案整理台、移动置物架、档案梯等。

档案保管设施设备主要包括温湿度监测调控设施设备、消防设施设备、安防设施设备等。

信息化设施是实现档案数字化、电子文件归档、电子档案移交与接收、档案数字资源长期保存及利用、网络安全管理等的场地环境、软件、硬件及网络设备，主要包括中心机房、网络设施、硬件设备、基础软件、电子档案管理信息系统、备份介质、备份系统等。

如机房建设与管理是否符合国家相关标准要求；网络系统是否满足电子文件收集、归档、电子档案移交接收和电子档案管理、利用需要，特别是网络带宽要适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求；应根据电子档案管理信息系统及基础软件系统部署和高效运行需求配备服务器及用户端，根据档案数字资源长期保存需要，配备数据存储备份设备等；电子档案管理信息系统须具备数字档案资源（包括电子档案和档案数字化成果）的收、管、存、用各环节的各项功能等。

为了更好地履行监督检查职责，档案主管部门应当密切关注新型档案违法行为，特别是针对电子档案的非法行为，应当加大技术检查力度，提高检查的科技含量，加强对相关电子设备、信息系统和场所的检查，切实提高档案安全隐患和漏洞的发现能力。

三是档案工作人员管理情况。

包括是否对档案工作人员进行上岗审核，必要时签订保密承诺书；是否实行在岗管理，将档案人员在岗教育培训纳入人员日常管理体系之中；是否实行离岗管理，有效督促离岗、离职档案工作人员及时交接清楚所管理的档案；档案工作人员是否尽到保护、管理档案的义务，是否尽到提供档案利用的责任；临时借调人员做档案工作的，是否纳入上述管理环节；出现过档案违法违纪行为的人员是否调离档案管理岗位等。

四是档案收集、整理、保管、提供利用等情况。

即档案全生命周期各阶段情况，如业务部门是否按照程序和要求形成应归档文件材料；文件材料记录载体和记录方式是否耐久、可靠、满足长期保存需求；归档文件材料是否真实、准确；文件材料是否与归档范围相符，是否组件齐全、内容完整；是否及时整理并交档案机构或档案人员集中保管；档案的保管、保密、利用、借阅、统计、鉴定销毁、移交档案馆的制度的执行情况等。委托服务的内容、程序等是否符合国家规定，是否对受托方尽到监督义务等。档案主管部门在具体实施监督检查时可在此基础上细化项目。

五是档案信息化建设和信息安全保障情况。

档案馆和机关、团体企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入本单位信息化建设框架，保障档案信息化建设的经费预算，落实信息化建设规划顶层设计，指定承担档案信息化建设任务的部门、岗位和人员，建设或配备能够满足本单位档案信息化需要的基础设施和应用系统等，保障档案信息安全。

六是对所属单位等的档案工作监督和指导情况。

对所属机构的档案工作有监督指导的职责，是基于机关、团体、企业事业单位和其他组织与其所属机构具有隶属关系，这种监督指导是单位内部管理的一部分，由档案机构或档案人员具体实施监督指导，保证所属机构能够正常形成、保管、处置、利用和安全管理自身档案。如果对所属机构档案工作监督不力、指导不当，造成损失，就是没有履行好档案法规定的监督指导职责，属于失职行为。