什么是数字档案馆？

数字档案馆，是指各级各类档案馆运用现代管理理念和新一代信息技术，对档案实体和档案数字资源进行收集、管理、保存、利用等业务活动，具有数字化、网络化、智能化特征的运行体系。 

 通俗理解，数字档案馆把纸质档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等传统档案，统统变成电子版，和电子档案、数字信息资源等，一起管起来，存进“云仓库”，用手机、平板、电脑就能随时查，让找档案、用档案变得像点外卖一样方便。 

 数字档案馆的建设内容，包括基础设施、应用系统、档案数字资源、档案共享利用、制度规范、安全保障等方面。 

  一句话通俗说数字档案馆建设内容   

     1.搭个“云仓库”  建机房、装服务器（存档案的“大硬盘”），拉高速网络（让数据跑得快）。 2.把档案“搬上网”   扫描纸质档案、修复照片档案、转录音频、变成电子档案，收集电子档案等。 3.配个“智能管家”  开发档案管理系统：自动分类档案、各种功能、还有各种AI应用，用手机、电脑等一键查资料。 4.加把“安全锁”  防黑客、防数据丢失（像给档案库房装防盗门+两把安全钥匙）。 5.网站、APP、小程序等查档案 在线查，在线看，下载，还能邮寄，发邮箱，看展览，沉浸式体验。 

  数字档案馆的建设内容   

     1.基础设施建设 ◦  机房建设  按照国家相关标准（如GB 50174 - 2017《数据中心设计规范》）建设机房。机房选址要考虑地质稳定、电力供应稳定等因素。内部配备高性能的服务器、交换机、路由器等硬件设备，同时安装空调系统保证适宜的温度和湿度，消防系统防止火灾隐患，以及不间断电源（UPS）确保在停电时设备能持续运行。  ◦  网络平台 构建专用的局域网时，要根据馆内布局和设备分布合理规划网络拓扑结构  ，如采用星型拓扑结构便于管理和扩展。对于广域网连接，要选择可靠的网络服务提供商，确保网络的带宽能够满足大量档案数据传输的需求，并且采用加密技术（如SSL/TLS协议）保障网络传输的安全性。  ◦  存储设备 配置在线存储设备，如高性能的磁盘阵列，用于存储经常访问的档案数据，以满足快速读写的需求。同时设置离线存储设备，如磁带库，用于备份和长期保存不常访问的档案数据。定期对存储设备进行检查和维护，确保数据的完整性。   2.系统软件和应用系统开发 ◦  操作系统  根据档案馆的规模、预算和技术支持能力选择操作系统。对于大型档案馆，可能选择Linux操作系统，因其具有高度的稳定性、安全性和可定制性；对于中小型档案馆，Windows Server系统也可能满足需求，并且在与微软相关的办公软件和其他应用集成方面具有优势。  ◦  数据库系统 选用如Oracle Database  、MySQL或SQL Server等数据库管理系统。Oracle Database适合处理海量数据和高并发访问的大型档案馆；MySQL具有开源、成本低、性能优良等特点，在中小型档案馆中应用广泛；SQL Server则在与企业级应用的集成方面表现出色。数据库要能够支持对档案元数据（如档号、题名、日期等）、内容数据（如文档正文、图像数据等）的高效存储、检索和管理。  ◦  应用系统 开发或选用功能全面的数字档案管理系统，涵盖档案的收集模块，能够自动接收和导入来自不同渠道（如电子政务平台、内部办公系统）的电子文件；管理模块，可进行档案的分类、编目、鉴定等操作；存储模块，负责数据的有效存储和组织；利用模块，提供多种检索方式（简单检索、高级检索、模糊检索等）方便用户查找档案。   3.档案资源建设 ◦  电子文件接收 建立严格的电子文件接收标准和流程。在接收电子文件时，要对文件的格式、元数据（如来源、创建时间、修改时间等）进行审核，确保电子档案的真实性和完整性。采用数字签名、哈希算法等技术验证文件的来源和未被篡改。  ◦  档案数字化 制定详细的数字化标准和规范，包括扫描分辨率（如对于A4幅面的纸质档案，黑白扫描分辨率不低于300dpi）、图像格式（如JPEG、TIFF）、命名规则等。运用专业的数字化设备（如高速扫描仪、大幅面扫描仪）和软件（如Adobe Acrobat Pro  等）对传统纸质档案进行数字化转换，同时对特殊载体档案（如古籍、地图等）采用特殊的数字化技术。  ◦  资源整理  按照档案分类法（如《中国档案分类法》）对档案信息进行分类，对档案的题名、责任者、日期等要素进行著录，将档案文件与相应的元数据进行挂接，使档案信息有序化。通过建立目录数据库，方便用户查询和利用档案。  ◦  资源库建设 构建档案目录数据库，存储档案的基本信息，便于快速检索。同时建立内容数据集，将档案的实际内容以合适的格式存储起来。采用数据仓库技术对档案资源进行长期保存，并定期进行数据迁移和转换，以确保档案的长期可读性。   4.保障体系建设 ◦  安全保障  依据信息安全等级保护制度（如三级等保要求），采用防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件等安全防护措施。对档案数据进行加密存储，如采用AES（高级加密标准）算法对敏感档案数据进行加密。定期进行安全漏洞扫描和安全评估，及时修复发现的安全问题。  ◦  管理制度 建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等各个环节的管理制度。明确档案管理人员的岗位职责，制定档案借阅、归还、销毁等流程的规范，建立档案工作的考核和奖惩机制，确保档案管理的规范性和有效性。  ◦  人员培训  针对档案管理人员开展多层次的培训。包括信息技术基础培训，如计算机操作、网络知识等；档案管理软件使用培训，使他们熟练掌握数字档案管理系统的各项功能；以及信息安全意识培训，提高他们对档案数据安全的重视程度和保护能力。   5.服务效能提升 ◦  服务能力 优化档案管理流程，实现档案的全过程管理，从档案的形成、收集到最终利用的各个环节都能高效衔接。通过建立用户反馈机制，及时了解用户需求，改进服务方式，提高档案利用的便捷性。  ◦  效能提升 利用大数据技术对档案利用数据进行分析，了解用户需求热点和趋势，以便调整档案管理和服务的重点。运用人工智能技术实现档案管理的自动化和智能化，如自动编目、智能推荐相关档案等，增强档案服务的智能化水平。  ◦  公众服务 通过建设官方网站、移动应用程序等方式，在互联网和移动平台上提供便捷的档案查询和利用服务。在网站和应用程序上设置清晰的档案查询入口，提供多种检索方式，并且根据用户类型（如普通公众、学者、企业用户）提供个性化的服务界面。同时，积极开展档案展览、文化宣传等活动，扩大档案资源的共享范围，提升社会公众的档案利用体验。        

 一句话总结：数字档案馆就是24小时在线的档案库，让档案历史资料随时可查，可用。