解读 | 建设项目档案组卷的意义与依据标准
2020-10-27 15:33:25
兰台之家
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在此之前，我们讨论了建设项目档案的属性问题和竣工图的修改问题，现在来讨论一下关于建设项目档案的案卷构成也就是通常所说的“组卷”或“立卷”问题，这也是建设单位的档案人员普遍关心的问题。答：1992年，在庆祝中国人民大学档案学院(档案系)成立 40 周年之际，人大档案系的老师们合作编写了一册《档案工作全书》，其中对档案分类的重要性是这样表述的：“档案管理所要解决的核心问题，就是使数量众多，内容形式广泛复杂，且管理前处于无序状态的档案文件有序化，固定档案在管理状态中的相互联系，在档案文件之间建立起某种便于把握、控制、使用的秩序。简单地说，档案管理的核心问题，就是使无序状态的档案有序化”；简单地说，就是通过对归档文件的分类、整理、组卷，使归档文件实现从“无序状态”向“有序状态”的转变过程，对于项目档案来说亦是如此。答：我们认为，“组卷”在实质上体现了档案分类的预期，实现了归档文件从“无序”状态转化为“有 序”状态的目的。大家对项目文件在归档前后的差异可能早已印象深刻：项目文件归档前往往比较散乱，由于没有统一的编码(编号)，项目文件彼此之间也难以找到直接的关联关系，有时候还会出现“找不到”文件的尴尬局面。而项目文件归档后(包含预立卷)，所有的项目文件都按照一定的规律进行了组合，案卷在编制了案卷题名(案卷名称)、赋予档号、编制了档案目录(包括案卷目录和卷内目录)后，归档文件就会“变”得井井有条；无论档案用户(使用者)是想查找一份(专指性检索)档案(归档文件)或一系列相关档案(族性检索)，都可以让利用者满意而归。由此可见，项目文件组卷的意义就在于由此稳定了归档文件在档案室内的“位置”，从此归档文件就不会再“乱串门”了，归档文件都安分守己、等待着被利用(调 卷、查阅、统计、鉴定保管价值等)，这就是归档文件“组卷”的意义：体现了归档文件从“无序”状态转化为“有序”状态。答：在有关项目档案属性的文章中，也曾简单讨论了有关组卷标准的问题。在这里，先确认一下有哪些项目档案的整理标准。首先，项目档案的整理标准包含：DA/T28、GB/T11822、GB/T50328 及一些地方标准，如 D11/T695，这些标准都可以作为整理项目档案归档文件的依据标准。但是应当注意到，可能在对应不同的验收组织单位时，所依据的项目档案整理标准也有所不同。然后，还有一些与这些标准相关的标准，也应当属于项目档案的整理依据，如在编制档号时，要参照DA/T13；涉 及 工 程 照 片 时 ，要 参 照 DA/T50、GB/T11821；在编制归档说明时，需要参照DA/T12(项目档案管理卷，关于全宗卷的标准)等。这些标准对组卷(案卷质量)都有直接的影响，也对项目档案验收结果有直接影响。答：在我们看来，关于项目档案不组卷的问题实际上是个“伪概念”，之所以很多人会提出这个问题，是由于对项目档案整理的相关标准不很熟悉的原因，可能也与不少单位实施DA/T22(归档文件整理规范)有关。大家注意一下 DA/T28 中 7.3.2.1 的表述：项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。可以明确看出，DA/T28 是要求组卷的。在 GB/T50328 中关于“立卷”(组卷)的表述，如 5.1、 5.2、7.0.2等章节中，都明确了建设工程归档文件应当“立卷”，如7.0.2的2条就明确规定：工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定。由此显然可以得出结论，就是项目档案是需要组卷(立卷)的。答：我们已经讨论过项目档案的特点或属性，已经明确项目档案属于科技档案，既然如此，项目档案在组卷(立卷)时，仍然应当以 GB/T11822 为组卷依据，按照 GB/T11822 中 4.3.1“针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。” 以及 4.3.2“科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组卷。”
